Retours dealers : de plusieurs heures à moins de 15 minutes

Secteur: Distribution de pièces détachées industrielles

Périmètre: Gestion des retours dealers

Durée: 2 semaines · Brief → production

Le client : un distributeur européen de pièces détachées industrielles. Le sujet : la gestion des retours dealers, jusque-là traitée à la main par 2 personnes, plusieurs heures par campagne. Le résultat : un outil dédié qui exécute le même process en moins de 15 minutes, sans erreur, délégable à n'importe quel membre de l'équipe.

Situation

Le distributeur reçoit régulièrement des demandes de retour de la part de son réseau de dealers. Chaque demande déclenche un processus manuel : extraction de données depuis l'ERP, vérification ligne par ligne de l'éligibilité, calcul des montants à créditer, re-saisie dans un fichier prêt à être importé dans le système comptable.

Le processus est porté par 2 personnes dans l'équipe Supply Chain. Il prend plusieurs heures par campagne. Aucune règle d'éligibilité n'est appliquée de manière systématique.

Problème

Trois enjeux structurels remontent du diagnostic Mine Digital :

Le processus n'est pas auditable : impossible de retracer pourquoi telle ligne a été acceptée.
Le processus n'est pas délégable : un nouveau collaborateur met des semaines à le maîtriser.
Le processus introduit des erreurs de calcul, qui génèrent des avoirs incorrects et des litiges.

Une refonte ERP avait été évoquée. Coût estimé : plusieurs centaines de milliers d'euros, délai 18 à 24 mois. Solution écartée par la direction.

Solution

Mine Digital a livré un outil dédié, branché sur les exports ERP existants. Le workflow est le suivant :

L'utilisateur charge le fichier brut issu de l'ERP.
L'outil applique automatiquement les règles d'éligibilité codifiées avec l'équipe métier.
Les lignes éligibles, refusées et à arbitrer sont séparées et explicitées.
Le fichier prêt à importer dans l'ERP est généré, accompagné d'un journal d'audit complet.

Aucune migration ERP. Aucune dépendance éditeur.

Résultats mesurés

Temps de traitement par campagne : moins de 15 minutes.
Erreurs de calcul depuis la mise en production : zéro.
Délai de livraison : 2 semaines, brief à mise en production.
Process désormais délégable à n'importe quel membre de l'équipe.

Le problème n'était pas l'ERP. Le problème, c'était l'absence d'un outil pensé pour ce process précis.

Diagnostic Mine Digital

Pourquoi cela a marché

Trois facteurs ont permis de tenir le délai de 2 semaines :

Mine Digital connaît les structures de données ERP supply chain — pas de phase d'apprentissage métier.
Le périmètre fonctionnel a été cadré sur 1 process clair, pas sur une refonte large.
Le sponsor opérationnel côté client a été disponible 2 demi-journées pour valider les règles.